KVKK

BÜYÜKKÖY BELEDİYESİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Amaç

Madde 1-

(1) Büyükköy Belediyesi Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca Belediye tarafından kişisel verilerin saklanması, işlendikleri amaç için gerekli olan azami sürelerin belirlenmesi, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri için hazırlanmıştır.

Kapsam

Madde 2-

(1) Bu Politika; statüleri fark etmeksizin Belediyenin tüm personelini, stajyerlerini, ziyaretçilerini, hukuki ilişki kurulan üçüncü kişileri ve bunların kişisel verilerini kapsamaktadır.

Dayanak

Madde 3-

(1) Bu politika Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 5 inci ve 6 ncı maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve Kısaltmalar

Madde 4-

(1)   Bu Politikanın uygulamasında;

a)      Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

b)      Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

c)      Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini

d)     Belediye: Büyükköy Belediyesini

e)      İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi

f)       İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,

g)      İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

h)      Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

i)        Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

j)        Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

k)      Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,

l)        Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi

m)    Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi

n)      Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

o)      Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

p)      Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

r)       Politika: Büyükköy Belediyesi Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nı

s)       Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini,

t)       VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ni

u)      Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi

v)      Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

y)      Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

z)      Yönetmelik: 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

ifade eder.

Genel Sorumluluklar

Madde 5

(1) Belediyemizin bütün müdürlükleri, birimleri ve personeli;

a)      Politika kapsamında alınmakta olan tüm idari ve teknik tedbirleri gereğince uygulamakla,

b)      Personelin eğitimi ve kapasitelerinin geliştirilmesiyle,

c)      Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemekle,

d)     Kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu müdürlüğe destek sağlamakla

yükümlüdür.

(2) Her müdürlük, Belediyenin kişisel veri işleme envanterine destek vermekle yükümlüdür.

Görev Dağılımları

Madde 6

(1) Kişisel verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi süreçlerinde görevli personelin unvanları ve görev tanımları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

Unvanı

Görevi

Yazı İşleri Müdürü

·         Belediye personelinin Politikaya uygun hareket etmesini ve Politikanın yürütülmesini sağlamakla, ·         Politikanın hazırlanması ve geliştirilmesiyle, ·         İhlal başvurularının değerlendirilmesi ve cevaplandırılmasından, ·         Politikanın ilgili ortamlarda yayımlanmasından, ·         Müdürlüklere ait aydınlatma metinleri ile kişisel veri işleme envanterinin hazırlanmasından,   Sorumludur.

Kişisel Veri Kayıt Ortamları

Madde 7

(1) Kişisel veriler Belediye tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda mevzuata uygun olarak tutulur.

a)      Elektronik ortamlar:

·         Sunucular

·         Yazılımlar (e-belediye)

·         Bilgi güvenliği cihazları

·         Kişisel bilgisayarlar

·         Taşınabilir elektronik cihazlar (telefon, tablet gibi)

·         Optik diskler (CD, DVD gibi)

·         Taşınabilir bellekler (USB disk, hafıza kartı gibi)

b)      Elektronik olmayan ortamlar:

·         El yazması veri kayıt araçları (Evrak kayıt defteri, ziyaretçi defteri gibi)

·         Yazılı, basılı, görsel araçlar

Kişisel Veri Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Madde 8

(1) Belediyemizde kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar için; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir.

(2) Belediyemiz tarafından kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

a)      6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

b)      5393 sayılı Belediye Kanunu, 

c)      6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,  

d)     4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 

e)      4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

f)       6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanun

g)      3402 sayılı Kadastro Kanunu

h)      3194 sayılı İmar Kanunu

i)        5326 sayılı Kabahatler Kanunu

j)        657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 

k)      5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 

l)        5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 

m)    6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 

n)      4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 

o)      3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 

p)      4857 sayılı İş Kanunu

q)      2886 sayılı Devlet İhale Kanunu